Bekendtgørelsen fastsætter rammer for statsligt regnskabsvæsen, herunder digital systemanvendelse, organisation, funktionsadskillelse, registrering, periodisering, betalingsforretninger og regnskabsaflæggelse samt godkendelser.
Dokumentet er en bekendtgørelse fra Finansministeriet om statens regnskabsvæsen. Den beskriver regnskabsvæsenets formål og krav til, hvordan økonomiske hændelser skal håndteres, så der sikres sikker og effektiv økonomiforvaltning og strukturerede registreringer. Fokus ligger på digital understøttelse, automatisering, interne kontroller, dokumentation og opfølgning.
Bekendtgørelsen gennemgår følgende hovedområder:
- Formål og anvendelsesområde: Regnskabsvæsenet skal understøtte registrering af økonomiske hændelser, interne kontroller, forvaltning af aktiver og passiver, løbende regnskabsopfølgning, periodisk regnskabsaflæggelse, årsrapporter og informationsbidrag til revisionen. Reglerne omfatter en bred kreds af statsinstitutioner, statsfinansierede selvejende institutioner samt udvalgte selvejende institutioner og foreninger mv., afhængigt af omfanget af statslig bevillingsadministration.
- Organisation og ansvarsplacering: Dokumentet definerer begreber som virksomhed, regnskabsførende institution og bogføringskreds. Finansministeriet og Økonomistyrelsen tildeles centrale roller for generelle regler, tilrettelæggelse af statsregnskabet, fastsættelse af konkrete regnskabsregler, betalingsformidling og drifts- og sikkerhedsansvar for relevante systemer. Ministerierne skal i samarbejde med Økonomistyrelsen opdele virksomheder, tilse overholdelse, sikre revisionsopfølgning og udarbejde ministerieinstruks. Virksomheder og regnskabsførende institutioner skal tilrettelægge regnskabsfunktionerne og udarbejde regnskabsinstrukser.
- Systemanvendelse og it-krav: Institutioner, der er omfattet af de relevante bestemmelser, skal som udgangspunkt anvende fællesstatslige systemer (koncernløsning, økonomiløsning, betalingsløsning og personale-/løn-løsning). Systemerne skal leve op til it-sikkerhedsstandarder, herunder adgangsstyring, automatisk sikkerhedskopiering og understøttelse af funktionsadskillelse. Tilslutning sker efter aftale med Økonomistyrelsen. Institutioner kan i stedet anvende andre systemer, men kun efter godkendelse, og de skal kunne udveksle data elektronisk med Økonomistyrelsens koncernløsning. Supplerende systemer skal også kunne udveksle data og understøtte gældende standarder.
- Instrukser (ministerie- og regnskabsinstrukser): Hvert ministerium skal udarbejde og ajourføre en ministerieinstruks med opdeling på virksomheder, ansvarsfordeling og beskrivelser af regnskabsforvaltning, regnskabsgodkendelsesprocedurer, interne kontroller og håndtering af revisionsbemærkninger. Hver regnskabsførende institution skal tilsvarende udarbejde og ajourføre en regnskabsinstruks, herunder detaljer om regnskabsopgaver, kompetencefordeling, it-anvendelse og interne kontroller. Dokumentet fastlægger også krav til funktionsadskillelse i forbindelse med medarbejderroller (bl.a. at systemudvikling/driftsafvikling ikke må varetage regnskabsmæssig registrering og betalinger).
- Regnskabsmæssig registrering: Transaktioner skal registreres nøjagtigt og snarest muligt efter grundlagets forekomst. Dokumentet oplister minimumskategorier for registrering, herunder betalinger, driftsindtægter/udgifter, anlægs- og overførselsposter, afskrivninger, nedskrivninger, værdireguleringer, varelagre, hensatte forpligtelser, aktiver/passiver og afgivne tilsagn med udgifts- eller indtægtsvirkning. Periodisering beskrives med udgangspunkt i levering af varer/ydelser eller opgørelsestidspunkt og flere konkrete undtagelser (fx tilskudstilsagn, projektindtægter, afskrivnings- og nedskrivningstidspunkter og værdiregulering på balancedagen).
- Funktionsadskillelse, kontrolsporet og dokumentation: Registrering og betaling skal adskilles personmæssigt, og hvis adskillelse ikke kan gennemføres, skal kompenserende kontroller etableres. Der opstilles krav til transaktionsspor og kontrolspor, dokumentation via bilag (interne og eksterne), godkendelse af bilag, korrekt håndtering ved rettelser og sikring mod fejl og misbrug. Der lægges vægt på automatisk registrering baseret på elektronisk dataoverførsel og korrekt reference til bilag og tidsmæssig placering. Registrering skal ske i overensstemmelse med Statens Kontoplan (koncernkontoplanen), mens institutioner der ikke anvender fælles systemer kan bruge en institutionskontoplan, der kan omsættes lokalt til Statens Kontoplan.
- Betalingsforretninger: Udbetalinger skal tilrettelægges med funktionsadskillelse mellem regnskabsmæssig registrering og selve betalingen samt kontroller tilpasset betalingernes størrelse og frekvens. Betalinger skal så vidt muligt ske som overførsler mellem pengeinstitutkonti og i elektronisk form, og elektroniske afregninger skal sendes/modtages elektronisk. Betalingskort reguleres af Økonomistyrelsens retningslinjer. Kontante betalinger kan håndteres via en institutionskasse med begrænsning på nødvendige beløb og krav om uanmeldte kasseeftersyn.
- Regnskabsaflæggelse og godkendelser: Ministerier, virksomheder og regnskabsførende institutioner skal aflægge regnskab efter Økonomistyrelsens regler i overensstemmelse med bevillingslovenes principper. Registreringer indgår pr. bogføringskreds i den administrerede koncernløsning, og regnskabsførende institutioner skal månedligt bekræfte overensstemmelse med lokale systemer. Regnskabsførende institutioner, virksomheder og departementer godkender regnskaber hierarkisk, og perioderegnskaber skal godkendes kvartalsvist. Departementernes godkendelse af årsregnskabet sker via en regnskabserklæring med bl.a. oplysninger om regnskabsprincipændringer, fuldstændighed, korrekt bevillingsforbrug samt vurdering af interne kontroller og overholdelse af bevillinger og forskrifter. Selvejende institutioner (i visse kategorier) kan have særskilte undtagelser fra de almindelige godkendelseskrav og skal i visse tilfælde aflægge et årsregnskab med specifikke komponenter og regnskabserklæring.
- Årsrapporter (indledende del): Virksomheder omfattet af reglerne skal udarbejde årsrapport efter Økonomistyrelsens retningslinjer med et samlet dækkende og pålideligt billede af virksomheden samt beskrivelse af væsentlige faglige resultater. (Teksten er afbrudt i den gengivne version.)
Målgruppen er primært statslige aktører, der varetager eller administrerer regnskabs- og bevillingsfunktioner: departementer, virksomheder, regnskabsførende institutioner, relevante selvejende institutioner og de enheder, der bruger eller tilsluttes Økonomistyrelsens fællesstatslige systemer. For aktørerne betyder bekendtgørelsen konkrete krav til organisering, it-systemanvendelse, dokumentationskrav, funktionsadskillelse, periodisering og kontrol samt faste procedurer for godkendelse af regnskaber og udarbejdelse af årsrapporter, hvilket påvirker deres daglige regnskabspraksis og interne kontroller.